Hoy en día debemos ser muy cuidadosos con la Protección de Datos de los Autónomos, en primer lugar porque la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es de obligado cumplimiento para todas las personas físicas o jurídicas, que en relación a su actividad manejen datos personales de otras (clientes, proveedores, empleados…), además, para evitar importantes multas o denuncias por incumplimiento de las mismas.
Se entiende a la LOPD como las normas que regulan el tratamiento que debemos tener ante los datos personales (documento nacional de identidad, teléfono, dirección postal y de nuestro correo electrónico, cuenta bancaria, etc.) que podamos tener a nuestra disposición, en relación a otras personas. En muchas ocasiones, como autónomos confiamos que cumplimos correctamente dicha ley orgánica registrando nuestros archivos en la Agencia Española de Protección de Datos (AEDP) o bien adquiriendo los servicios de una empresa especializada que se ocupe de ello como por ejemplo la que te ofrece Movistar en su CiberSeguro Identidad. Aunque esto no quiere decir que con estas acciones estemos a salvo de ser sancionados, por lo que debemos estar muy atentos a cualquier modificación en la legislación, adaptarnos y cumplir con los requerimientos lo más rápido posible y elegir bien quién nos asesore.
Distintos niveles de seguridad
A continuación explicamos el tratamiento que debemos otorgarle a la protección de datos autónomos de nuestro negocio. Lo primero que debemos saber es que la LOPD cataloga la seguridad de los mismos en diferentes niveles:
- Básico: son datos meramente identificativos (nombre, estado civil, sexo, etc.)
- Medio: contiene información algo más sensible que en el nivel anterior, hace referencia al patrimonio, personalidad del sujeto, antecedentes penales, etc.
- Alto: refleja datos sobre la ideología, creencias, raza, sexualidad, etc. Este nivel está orientado a las propias características intrínsecas de la persona.
Tras esto, debemos notificarlos y actualizarlos en la AEPD, cuyo acceso a los ficheros podemos realizarlo desde su propia página. Además, en caso de disponer identificaciones de Nivel medio y/o alto, estamos obligados a designar un responsable de seguridad que los coordine y controle. De no realizar estas acciones, no disponer de un documento de seguridad y, mantenerlo al corriente, podrá llevar a una infracción grave, pudiendo elevarse hasta los 600.000 euros.
Por otra parte, tenemos que ser conscientes de que no sólo basta con disponer de medidas de seguridad informáticas (antimalware, antivirus, servidores de calidad, etc.) y un tratamiento de los datos electrónicos correctos, sino también medidas físicas, por evidentes que parezcan (ficheros con acceso restringidos, muebles con cerraduras, registro de acceso, etc.). Asimismo, convenimos a prestar la misma atención y rigurosidad cuando disponemos de una página web, haciendo visible la política de cookies, avisos legales, privacidad cuando recogemos datos de los usuarios y, no preguntar por informaciones innecesarias o ajenas a la actividad que se está realizando. Para todo esto es muy importante contar con unos servicios profesionales expertos en la materia, aunque ello no nos exima de cumplir y estar al día de nuestras obligaciones.
Por todo ello, contar con la correcta protección de datos autónomos, es de vital importancia y, además, es posible tener gratis este servicio aunque te comerá muchísimo tiempo útil. Todos tenemos a nuestra disposición las siguientes herramientas de forma gratuita:
- Evalúa: nos facilita realizar una auditoría interna, para conocer si cumplimos con la ley de Protección de Datos, asegurando el anonimato de la misma, por lo que en caso de no cumplirse no podamos ser multados. Tras realizar un pequeño test, nos aporta un informe con las medidas a tomar para solventar las deficiencias.
- Formulario Nota: esta herramienta nos permite modificar y eliminar archivos en la AEPD, rellenando y enviando los formularios por internet o correspondencia. Al entrar en la web debemos seleccionar y marcar titularidad privada.
- Guía modelo para elaborar documentos de seguridad: nos ayuda a descargar un modelo de documento de seguridad, en el que sólo debemos rellenar nuestros datos referentes a las medidas de seguridad, accediendo desde el website de la AEPD.
- Software gratuito para cumplir la LOPD: nos permite cumplir los requerimientos de dicha ley. Existen varios, en función de nuestras necesidades:
- Software de implantación de medidas de seguridad, para permitir el acceso a diferentes programas, internet, solicitar contraseñas, etc. Todo ello para garantizar la LOPD.
- Software para la encriptación y desencriptación de unidades USB.
- Software para la actualización de documentos de seguridad, permitiendo modificarlos y reenviarlos a la AGPD.
- Software que nos permiten realizar copias de seguridad de datos almacenados en distintos dispositivos o programas.
Por tanto, vemos que podemos gozar de una adecuada protección de datos autónomos y cumplir con las demandas de la ley de protección de datos autónomos de forma gratuita, evitando los costes que cualquier empresa nos pueda suponer. Aunque, como mencionamos con anterioridad, podemos contratar una empresa especializada que ofrecen diferentes tarifas y servicios (hemos podido verificar honorarios entre los 60€ y 600€ mensuales en función de lo contratado), para que supervise y asesore en todas nuestras acciones, incluso con algunas podemos contratar servicios jurídicos.
